Organizar tareas y equipos ya no es un problema

Acabadas las vacaciones, y de vuelta a la oficina, me encuentro en el menú de Office 365, la esperada aplicación PLANNER de Microsoft.

Y es que estamos hablando de una aplicación, creada para gestionar proyectos y eventos, absolutamente flexible y de gran potencial.

Lo que primero llama la atención es la facilidad de uso, con un clic ya estás creando un plan y a partir de ahí ya va todo rodado.

Imaginemos que queremos organizar la asistencia a una feria donde exponer nuestros productos. A groso modo, lo que se me ocurre, es que tendríamos que contratar el espacio en la feria, buscar un carpintero que haga el stand y procure el mobiliario, un diseñador e imprenta que haga folletos y documentación impresa para entregar a visitantes, algo de logística para llevar muestras, un poquito de marketing para anunciar a clientes y potenciales, en la web y en redes sociales, el número de stand donde vamos a estar…, también hará falta algo de intendecia, (café, refrescos y tapas) para recibir a las visitas y finalmente el personal comercial que deberá estar en el stand atendiendo visitas, etc, etc…

planner shopink.es

PLANNER nos ayudará con todo esto. Para empezar podemos organizar las tareas en equipos, como marketing, logística, comercial, mobiliario,… y añadir tareas a cada equipo como por ejemplo contratar el stand, contratar el viaje, enviar las muestras, hacer los folletos… . Después añadimos usuarios que se encargarán de realizar las tareas, cada usuario puede hacer una o varias tareas.

Ahora viene lo mejor. Una vez esta todo organizado, los equipos los usuarios y las tareas. Podemos ver de un solo vistazo, la lista completa de todas las tareas, o si algún miembro del equipo, necesita ayuda o tiene demasiadas tareas; de forma que se puede cambiar la asignación de las tareas simplemente arrastrando y soltando a otro miembro del equipo.

Por supuesto la información es horizontal, donde todos los miembros del equipo pueden ver en que trabajan el resto de los miembros, también se pueden tener conversaciones sobre las tareas y el seguimiento del plan y colaborar en archivos dentro del ecosistema OFFICE 365, (hojas de excel, documentos en word, presentaciones en powerpoint, etc).

” Con Planner todo el mundo está centrado en el objetivo, y trabajando en equipo”

Otro aspecto a tener en cuenta, es que nadie se despista respecto a su objetivo, ya que PLANNER envía notificaciones por correo electrónico al interesado cuando se le asigna una tarea, o se le agrega a una conversación de equipo.

Con PLANNER todo el mundo está centrado en el objetivo, y trabajando en equipo. Evidentemente, PLANNER funciona en todos los dispositivos, móviles, tabletas y ordenadores. Solo es necesario echar un vistazo a los gráficos para saber cual es el estado actual del proyecto y si el equipo avanza correctamente.

Solo un “pero”, y es que (que yo sepa) aún no está integrado en las opciones de Outlook, y tampoco tiene APP para móviles Windows Phone (y otros), por lo que tienes que usarlo a través del navegador en el ecosistema de Office 365; pero supongo que Microsoft habrá pensado en ello, y esperemos que no se deje el trabajo a medias.

Fuente y más info sobre PLANNER en: https://products.office.com/es-es/business/office-365-planner

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